1   收文办理

收文办理指对收到公文的办理过程， 包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办等程序。

1．1  登记

公文由公文处理部门统一签收登记。登记内容包括：收文日期、收文编号、来文机关名称、来文标题、去向等。本所公文处理实行统收统发制度，即中科院、南京市及有关部委的文件，由办公室统一签收、登记，填写“公文呈批（阅）专用单” 并由办公室负责人提出拟办意见，送主管领导批办。

1．2  审核

公文由公文处理部门进行审核，审核重点是：来文是否应由本单位或本部门处理；是否符合行文关系；文种使用是否适当等。对于不符合要求的公文，应作退文处理。对于符合要求的公文应先请主管领导阅示，然后按照职能分工或领导批示转请有关处室研究处理。属本单位或本部门职能范围内已有明确规定的或领导授权的一般事务性事项，可直接转请有关处室研究办理。属参阅、知照性质的公文，由公文处理部门分送处理。

1．3  拟办

拟办是指对收到的公文提出初步处理意见，供领导同志在批示时参考。需要拟办的公文包括：要求本单位或本部门贯彻执行的公文、要求本单位或本部门协商办理的公文、要求本单位或本部门审批的公文等。对于收到的拟办公文，应根据来文要求和问题，明确提出拟请领导、承办部门和办理方式等意见。

1．4 批办

对有具体请示事项的公文，主批人应签署明确意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；对没有请示事项的公文，阅件人圈阅表示已阅知。

2  发文办理

2．1  拟稿

2．1．1  内容要求

公文应符合国家的法律、法规及中国科学院有关规定。如对原有政策、规定进行调整或修订，应在颁布新的政策、规定时对原有政策、规定予以废止。有关审批事项的办理，应严格按照《中国科学院审批事项办理程序规范》执行。

2．1．2文字表达

公文应情况属实，观点明确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅简短。

公文中人名、地名、数字、引文、日期准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。

公文结构层次原则上不超过四层。层次序数符号为：第一层“一、”，第二层“（一）”，第三层“1.”，第四层“（1）”。

使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

2．2  审核

2．2．1  领导签发前的审核

公文送领导审阅、签发前，应进行审核。审核工作由办公室进行。审核重点是：是否确需行文；是否符合行文关系；需要有关单位或部门会签的，是否已经会签；格式是否规范。审核发现问题或存疑，应及时向拟稿人进行了解或直接约请拟稿人共同修改。对不符合要求的公文，必要时应呈报主管领导同意后退回报文部门，并说明退文理由。

2．2．2  领导签发后的审核

领导签发后的发文清样印刷前，应由公文处理部门作全面复核。重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全；格式是否规范。如发现明显错漏或不当之处，应予改正。对内容有实质性改动的，应重新履行程序复审。

2．3  审批

2．3．1  审批签发

发文前应按公文处理要求逐级审批。签发公文时，签发人应签署明确意见、姓名和审批日期。公文必须由办公室登记编号后送所领导审批，其他部门或个人不得直接将公文送所领导审批。

2．3．2  审批时限

限时件在规定时限内审批，特急件当日完成审批，急件3个工作日内完成审批，一般件5个工作日内完成审批。

2．3．3  审批委托

主要领导和主管领导因公外出或请（休）假，应履行书面委托手续，并告知公文处理部门。

2．3．4  审批权限

上行文由主要领导或主要领导委托的主管领导审批签发。平行文或下行文，由主要领导或由主要领导授权的其他主管领导审批签发。

2．4  印发

本所的公文统一由公文处理部门印发。

3  其他

3．1  行文规则

3．1．1  行文关系

行文关系应根据单位或部门隶属关系和职权范围确定。不得越级请示，不应以单位名义向上级领导个人报送请示性公文。

3．1．2  联合行文

联合行文应明确主办单位或主办部门。

3．1．3  “请示”、“报告”

“请示”应一文一事，一般只写一个主送单位和个人，需要同时送其他单位或部门的，应使用抄送形式，但不得抄送其下级单位和部门。“报告”不得夹带请示事项。

3．2  传阅规则

3．2．1  办件传阅顺序

应先传主管领导、其他领导，再传主要领导。如有多个阅件人，一般情况下，阅件人之间不得横传。

凡是需要办理的文件，由办公室依照所领导的批办意见或部门业务分工情况分送职能部门处理。

承办部门收到交办的公文后应当及时办理。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。没有时限要求的，一般应在收到文件后两周内处理完毕。承办结果应报主管所领导并报办公室备案。

公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，可以报请所领导协调。

3．2．2  阅件传阅顺序

应先传主要领导、主管领导，再传其他领导及需要阅知的处室。

领导批阅文件应及时，并签署处理意见，若无意见应署名表示已阅知。一般情况下，从需要传阅的最高领导开始，逐级往下传阅。公文传阅必须严格履行文件登记签收手续，不允许为了方便，而在阅件人之间进行阅件的“横传”。传阅文件时，急件当日送回，—般文件三日内送回交办的文书处理部门。

3．2．3  电子公文传阅

电子公文按照系统设置的程序传递。

3．2．4  传阅时限

传阅公文，公文处理部门应当日传出，不得延误。

3．2．5  公文呈批（阅）专用单

传阅公文，首页应使用规范的公文呈批（阅）专用单。

3．3  归档

3．3．1  立卷、归档

公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和《中国科学院公共事务管理标准》中的有关规定，在规定时间内整理（立卷）、归档。任何个人不得保存应当归档的公文。

3．3．2  联合办理的公文归档

多个单位联合办理的公文，原件由主办单位立卷、归档，其他单位以复制件或其他形式的公文副本立卷、归档。

3．3．3  兼职人员公文归档

兼任其他部门职务的人员，在其兼职部门中形成的公文，由其兼职部门立卷、归档。