第一章  总 则

第一条 为了提高我所科研课题档案的质量和管理水平，充分发挥科研课题档案在科研和管理中的作用，依据国家相关部门和中国科学院相关管理规定，结合研究所实际，制定本暂行办法。

第二条 科研课题建档工作必须严格执行国家保密和保护知识产权等法规，确保科研秘密和科研课题档案的安全，保护研究所和科技人员的知识产权等合法权益。

第三条 科研档案工作是研究所科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。

第四条 实行科研项目和建档工作同步管理：1.下达计划任务与提出归档要求同步；2.检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；3.验收科研成果与验收科研档案材料同步；4.上报登记、评审科研成果与科研课题归档情况检查补充同步。

第五条 课题组负责相关研究档案课题组预立卷的建立和保管，科技处负责科研课题建档工作的组织和管理，所办公室负责科技档案的归档保存。

第六条 课题组设兼职档案员，课题组长布置所承担科研课题建档工作，课题结束后配合科技处完成立卷归档，做到归档质量符合规范要求。

第二章 科技档案归档的范围及归档流程

第七条  新立项目在科技处开通ARP账号时，课题组须归档项目：前期调研总结材料、项目论证材料、项目申请材料（必须）、项目任务书或项目合同书（必须）原件，不得擅自修改，剪贴或事后补制。

第八条 科研课题文件材料的归档范围

1.  准备开题阶段：开题报告、调研报告、方案论证和课题审批文件、任务书、申请书、委托书、协议书及合同等文件。

2.  研究实验阶段：各种载体和重要原始记录、实验报告、计算材料、设计文件及重要的来往技术文件。

3.  总结鉴定验收阶段：工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料，科研投资、决算材料等。

4.  成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。理论性成果要有科技论文引文检索报告。

5.  推广应用阶段：推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺、生产定型材料、转让合同，经济效益及用户反馈意见等材料。

6.  国际合作项目和出国参加科研课题活动应在合同中明确课题归档范围，并规定原件的归属。

第九条  在科研项目进行过程中，项目组应对归档范围内的文件材料按照归档要求进行收集、登记、整理。

第十条 科研课题中期检查工作的同时也将检查科研档案预立卷的建立和保管情况。

第十一条 课题组申请课题验收鉴定、成果申报时，科技处将预先审查科研档案的完整性。科研项目完成后，申请鉴定、评审、验收前，项目组须将本项目研究过程中形成的文件完整、系统的整理好，由项目负责人复核后送科技外审查、归档后方可申报鉴定。归档的文件材料原则上应为原件。

第十二条 在规定时间内，课题组档案员将移交清单（一式两份、含电子版）、归档说明书一份（含电子版）及课题预立卷，交给科技处档案管理员，双方核对签字，各执一份。

第十三条 科技处进行材料初审，如无问题后移交综合档案室，双方核对，并在移交清单（一式两份、含电子版）签字，各执一份。

第十四条 综合档案室整理立卷后，将完整的文件移交清单与课题组档案员核对，并将该课题档案交由课题负责人、主管领导审核，在归档说明书上签字，归档。

第三章 科技档案的管理

第十五条 科研课题档案的收集、整理、立卷情况作为研究室和课题负责人年终考核内容之一。有未达到预立卷及归档要求的课题负责人、兼职档案员和相关科研人员不能被评为优秀个人。

第十六条 科研课题结题6个月后，没有归档或归档不符合要求，科技处将不予办理申报成果的相关手续。

第十七条 研究所职工离开课题岗位时，应将课题文件清理、移交后方可办理手续。

第十八条 非本项目人员凡需借阅复制科技档案，须经有关领导批准。档案材料原则上不能借出所外。借阅科技档案材料时，须爱护好，妥善保管，不得遗失、沾污、撕破等。

第四章 附 则

第十九条 本暂行管理办法自发布之日起试行。

第二十条 本暂行管理办法由科技处、所办公室负责解释。